Checklista för företagsflytt

En företagsflytt kan innebära många nya möjligheter för ditt företag, men den kan också vara en komplex och tidskrävande process. Oavsett om det handlar om att byta lokaler i närheten, eller flytta företag utomlands är det viktigt att förbereda sin företagsflytt i god tid och ha en tydlig plan. Med rätt förberedelser blir processen betydligt enklare. I den här artikeln visar vi hur du planerar och genomför varje delmoment så att din flytt blir så smidig som möjligt.

1.Förberedelser inför företagsflytten 

En lyckad företagsflytt börjar alltid med god framförhållning. Utse därför en grupp eller projektledare som ansvarar för hela processen. Den här flyttgruppen ser till att alla steg följer en rimlig tidsplan och håller koll på budgeten.

Skapa en flyttgrupp, tidsplan, budget

Börja med att utse ansvariga medarbetare från olika avdelningar. Tillsammans kan de sätta upp en tydlig tidsplan där varje moment i flytten har en utsatt tidsram. På så sätt minimerar du risken för oförutsedda förseningar. Budgeten bör täcka allt från kostnader för flyttfirma, kontor till eventuella utgifter för ny inredning och teknik. Kom också ihåg hur viktigt det är att kommunicera flyttplanen till alla berörda internt så att all personal vet vad som gäller. I vissa fall kan det dessutom vara bra att informera ut externt, om man till exempel har större kunder och leverantörer som kan behöva veta om förändringarna i god tid.

2. Inventering innan företagsflytten

För att undvika att packa och flytta saker som inte längre används eller är i behov av uppdatering, bör du göra en grundlig genomgång av företagets inventarier. Det tar längre tid än man tror att gå igenom alla utrymmen så börja rensa i god tid.

• Gör en lista på allt som ska flyttas: Gå igenom samtliga kontorsutrymmen och skriv ner allt som behöver följa med till de nya lokalerna, allt från möbler till teknisk utrustning, dekoration och arkiverade dokument. En detaljerad lista gör det lättare att dels bestämma vilket fordon eller vilken flyttfirma ni behöver, dels hålla koll på att inget försvinner under flytten.
   
• Rensa det som inte ska flyttas :Passa samtidigt på att gå igenom trasig utrustning, äldre möbler eller prylar som inte längre fyller någon funktion. I stället för att slänga allt direkt, kan ni till exempel återvinna, sälja vidare eller skänka det som fortfarande går att använda. Då gör ni både er själva och miljön en tjänst. Ju mindre ni behöver ta med er, desto enklare blir själva flytten – och ju bättre struktur får ni i ert nya kontor. 

3. Företagsflytt med hjälp av flyttfirma 

En professionell flyttfirma kan ofta vara nyckeln till en smidig och effektiv kontorsflytt. Genom att anlita experter sparar ni tid, minimerar risken för skador på dyrbar utrustning och kan dessutom få en bättre helhetsupplevelse. Många flyttfirmor erbjuder heltäckande tjänster som packning, transport, montering av möbler och hantering av känslig IT-utrustning. Det gör att din verksamhet kan fortsätta rulla så störningsfritt som möjligt under flytten.

Kanske behöver ni hjälp med särskilt tunga eller otympliga objekt? Tänk på att boka i god tid – framför allt om flytten är planerad till en högsäsong, som vid månadsskiftet eller innan semestertider. Då undviker ni stress och ökar chansen att kunna välja det datum som passar er bäst.

4. Flytt av system & säkerhet 

En företagsflytt handlar inte bara om möbler. Dina system och säkerhetslösningar måste också fungera sömlöst i den nya miljön.

• IT och data: Säkerhetskopiera allt viktigt och kontrollera att nätverk, servrar och datorer kan installeras snabbt i nya lokaler.

• Telefonilösningar: Flytta abonnemang och hänvisningstjänster i samband med kontorsflytt, så att kundkontakten inte avbryts eller påverkas av er flytt.

• Larm och passersystem: Om du har larm, passerkort eller annan säkerhetsutrustning, kontakta leverantören i förväg för att uppdatera adresser och installationer.

5. Beställ ny inredning innan företagsflytten

En ny lokal är inte bara en ny adress – det är också en chans att tänka på hur ni vill arbeta och trivas tillsammans. Det behöver inte betyda att ni ska köpa en massa nytt - ibland räcker det med att flytta om och komplettera det ni redan har. 

Här är några punkter att ha i åtanke:

• Planera layout: Mät de nya lokalerna noggrant och fundera över var arbetsplatser, mötesrum och förvaringsytor bäst placeras. Kanske kan ni återanvända befintliga möbler på ett nytt sätt eller kombinera dem med några väl valda nyförvärv.

• Beställ i god tid: Om ni behöver komplettera med nya stolar eller förvaringslösningar, se till att beställa dem i förväg. Då slipper ni stå utan de viktigaste delarna när ni väl är på plats.

• Ergonomi och trivsel: Passa på att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar hälsa och effektivitet. Kanske är det rätt tillfälle att uppgradera stolar, skrivbord eller belysning för att höja komforten och trivseln för alla medarbetare.

6. Nytt tryckmaterial innan flytt 

Har företaget ny adress eller nya telefonnummer? Glöm inte att beställa nytt tryckmaterial i god tid.

• Visitkort, brevpapper och kuvert: Allt bör uppdateras med korrekta kontaktuppgifter.

• Skyltar och entré: Se till att era kunder hittar rätt genom tydlig skyltning på fasaden och i entrén.

• Digitala kanaler: Glöm inte att uppdatera webbplatser, sociala medier och eventuella sök- och karttjänster när ni väl flyttat.

7. Packa inför kontorsflytt

Själva packningen är ofta en av de mest tidskrävande delarna i en flytt. Börja därför i god tid.

• Tydlig märkning: Märk kartonger med både innehåll och vilken avdelning de tillhör.
   
• Känslig utrustning: Packa datorer, skrivare och annan IT-utrustning extra noga.
   
• Arbetsplats för arbetsplats: Undvik att blanda innehåll från olika avdelningar i samma kartong – det sparar tid när ni packar upp.

8. Belysning och installation

När möbler, kablar och annan utrustning är på plats gäller det att få allt att fungera optimalt.

• Belysning: Se till att armaturer är monterade korrekt och att ljuset är tillräckligt för era olika arbetsstationer.

• Ström och data: Säkerställ att eluttag är placerade där ni behöver dem och att datanätverket är stabilt.

• Ventilation och värme: Justera temperatur och luftflöde för bästa möjliga arbetsmiljö.

9. Adressändring 

Tänk på att det är viktigt att påminna alla era samarbetspartners om att ni flyttar, för att glömma meddela rätt instanser gällande adressändringen kan skapa onödiga problem. Gör en checklista över alla som behöver veta om er adressändring:

• Myndigheter och leverantörer: Meddela till exempel Skatteverket, Bolagsverket och banken. 

• Kunder och samarbetspartners: Skicka ut information via mejl eller nyhetsbrev så att ingen postar eller levererar paket till fel adress.

• Utlandsflytt: Ska ni flytta företag utomlands? Dubbelkolla eventuella tulldokument och lokala registreringar.

10. Städa efter företagsflytten 

Sist men inte minst behöver ni lämna de gamla lokalerna i fint skick. I de flesta hyresavtal ingår krav på flyttstädning.

• Planera städdag: Se till att allt är nedpackat och utrymt innan städningen börjar.

• Professionell städfirma: Överväg att anlita städhjälp så att ni kan fokusera på att snabbt komma igång i de nya lokalerna.

• Sista kontroll: Gå igenom lokalerna en sista gång så att inget lämnas kvar och allt är i ordning enligt avtalet.

Behöver du hjälp med företagsflytt? 

Att planera och genomföra en företagsflytt kan vara krävande. Vi på Bröderna Flytt hjälper dig gärna med allt från packning och transport till montering och städning. 

Kontakta oss här så berättar vi mer om hur vi kan underlätta din företagsflytt!

LÄS MER!